Skip to main content

E-Rechnung

E-Rechnung: Alles, was Unternehmen zur Umstellung ab dem 01.01.2025 wissen müssen

Die Digitalisierung des Rechnungswesens nimmt weiter Fahrt auf. Ab dem 01. Januar 2025 wird in Deutschland die E-Rechnung zur Pflicht für alle inländischen Unternehmen, die miteinander Geschäfte machen. Doch was genau bedeutet das, welche Auswirkungen hat es, und wie können sich Unternehmen optimal darauf vorbereiten?

Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die vollständig in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format ermöglicht es, die enthaltenen Rechnungsdaten automatisch zu verarbeiten. Das ist ein wesentlicher Unterschied zu gängigen Formaten, wie PDF oder Bilddateien (z. B. .jpeg), die zwar digital versandt werden können, aber keine automatische Verarbeitung der Daten zulassen.

Ab dem 01.01.2025 wird der Empfang von E-Rechnungen für alle inländischen Unternehmen in Deutschland verpflichtend. Für den Versand von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen.

Welche Formate sind zulässig?

Obwohl es keine festen Technologievorgaben für die E-Rechnung gibt, müssen die verwendeten Formate mit der europäischen Norm EN 16931 kompatibel sein. In Deutschland sind zwei Hauptformate zulässig:

  • XRechnung: Dieses Format basiert auf XML-Daten und wird bereits im öffentlichen Auftragswesen eingesetzt. Da die XRechnung keine visuelle Komponente hat, benötigt man spezielle Tools, um die Inhalte sichtbar zu machen.
  • ZUGFeRD: ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das die Rechnungsdaten sowohl als strukturierten elektronischen Datensatz (XML) als auch als lesbare PDF-Datei enthält. Somit ist es für Menschen und Maschinen gleichermaßen nutzbar. Ab der Version 2.0.1 erfüllt ZUGFeRD alle Anforderungen der E-Rechnung.

Tipp: Es sollte frühzeitig mit den Geschäftspartnern vereinbart werden, welches E-Rechnungsformat verwendet wird, um unnötige Komplikationen zu vermeiden.

Wer ist zur E-Rechnung verpflichtet?

Die E-Rechnungspflicht gilt für alle inländischen Unternehmen, unabhängig von deren Größe. Dies betrifft sowohl umsatzsteuerpflichtige Unternehmen als auch Kleinunternehmer und landwirtschaftliche Betriebe. Auch Betriebsstätten ausländischer Unternehmen, die in Deutschland tätig sind, unterliegen der Pflicht.

Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind lediglich:

  • Rechnungen über steuerfreie Leistungen nach § 4 UStG
  • Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
  • Fahrausweise (z. B. im öffentlichen Nahverkehr)
  • Rechnungen an ausländische Unternehmer oder private Endverbraucher

Besondere Vorsicht ist bei Geschäften mit ausländischen Unternehmen geboten: Da hier der Empfang von E-Rechnungen nicht verpflichtend ist, sollten Sie den Status Ihres Geschäftspartners genau dokumentieren, z. B. durch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder einen Handelsregisterauszug.

Zeitplan und Übergangsfristen

Die Umstellung auf die E-Rechnung erfolgt stufenweise:

  • Ab dem 01.01.2025: Alle inländischen Unternehmen sind verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen. Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
  • Bis 31.12.2026: Während dieser Übergangsphase dürfen Rechnungen noch in Papierform oder als nicht strukturierte digitale Datei (z. B. PDF) versendet werden, sofern der Rechnungsempfänger damit einverstanden ist.
  • Bis 31.12.2027: Für kleinere Unternehmen, deren Jahresumsatz 800.000 Euro nicht überschreitet, besteht eine zusätzliche Erleichterung. Diese dürfen bis Ende 2027 weiterhin Papierrechnungen ausstellen.
  • Ab dem 01.01.2028: Alle Rechnungen müssen vollständig elektronisch und im gesetzlich vorgegebenen strukturierten Format ausgestellt und übermittelt werden. Es gibt keine Ausnahmen mehr.

Archivierung von E-Rechnungen

Wie bei Papierrechnungen besteht auch für E-Rechnungen eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Besonders wichtig ist hierbei, dass E-Rechnungen in ihrem ursprünglichen Format archiviert und unverändert bleiben müssen. Dies ist notwendig, damit die Rechnungsdaten auch nach Jahren noch maschinell auswertbar sind.

Worauf müssen Sie bei der Archivierung achten?

  • Bewahren Sie die E-Rechnung im ursprünglichen elektronischen Format (z. B. XML) auf.
  • Die Datei darf während der Aufbewahrungsfrist nicht durch Umwandlung in andere Formate verändert werden.
  • Sorgen Sie dafür, dass der Zugriff auf die Rechnungsdaten auch nach vielen Jahren noch gewährleistet ist.

Vorteile der E-Rechnung

Die Umstellung auf E-Rechnungen bringt nicht nur zusätzliche Pflichten, sondern auch Vorteile. Hier einige Beispiele:

  • Effizienzsteigerung: Durch die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen sparen Unternehmen Zeit und Kosten bei der manuellen Erfassung und Buchung.
  • Weniger Fehler: Durch die maschinelle Bearbeitung sinkt die Fehleranfälligkeit bei der Erfassung von Rechnungsdaten.
  • Schnellere Abläufe: Die elektronische Übermittlung und Verarbeitung von Rechnungen ermöglicht eine schnellere Abwicklung von Geschäftsvorfällen. Insbesondere dann, wenn vorher noch mit Papierbelegen gearbeitet wurde.
  • Bessere Nachverfolgbarkeit: E-Rechnungen lassen sich besser archivieren und sind bei Bedarf jederzeit verfügbar.

So bereiten Sie sich optimal vor

Um eine reibungslose Umstellung auf die E-Rechnung sicherzustellen, sollten Sie bereits jetzt mit den Vorbereitungen beginnen:

  1. Prüfen Sie Ihre IT-Infrastruktur: Stellen Sie sicher, dass Ihre Systeme in der Lage sind, E-Rechnungen zu erstellen, zu versenden, zu empfangen und zu verarbeiten. Hierfür muss ggf. eine neue Software-Lösung zum Einsatz kommen. Planen Sie genügend Zeit für eine Umstellung ein.
  2. Informieren Sie sich über Rechnungsformate: Sprechen Sie frühzeitig mit Ihren Geschäftspartnern über das zu verwendende Rechnungsformat und die Übermittlungswege. Vereinbaren Sie, ob XRechnung oder ZUGFeRD verwendet werden soll.
  3. Schaffen Sie die technischen Voraussetzungen für den Empfang: Richten Sie spätestens zum 01.01.2025 eine spezielle E-Mail-Adresse oder ein Portal für den Empfang von E-Rechnungen ein und kommunizieren Sie diese Ihren Geschäftspartnern. Ein Beispiel wäre „rechnung@Musterdomainadresse.de“.
  4. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater: Ihr Steuerberater kann Sie nicht nur bei der Umstellung unterstützen, sondern Ihnen auch helfen, die E-Rechnungen korrekt in Ihre Buchhaltung und bestehende Systeme zu integrieren. Viele Steuerberater bieten bereits technische Lösungen an, die den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen erleichtern.

Wenn Sie eine persönliche Beratung wünschen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Gemeinsam optimieren wir Ihre Prozesse und sorgen dafür, dass Ihre Buchhaltung auch nach der Umstellung reibungslos läuft. Darüber hinaus identifizieren wir gemeinsam Potenziale zur Digitalisierung.

Julian Scheel M.Sc. Manager Qualität & Prozesse

Julian Scheel M.Sc.

Manager Qualität & Prozesse