Lohnbuchhaltung
und Personalwirtschaft

Vom Brutto zum Netto – Gehaltsabrechnungen durch unsere Lohnspezialisten

Der Lohnabrechnungsprozess und die Lohnoptimierung sind die zentralen Themen der Personalwirtschaft und sollten stets im Fokus des Unternehmers sein. Themen, die sich immer mehr auch auf die Zukunft Ihres Unternehmens auswirken werden. Gerade in Zeiten akuten Fachkräftemangels entscheiden immer mehr sogenannten „soft-facts“ über eine erfolgreiche Mitarbeiterbindung und Mitarbeitergewinnung.

In der Unternehmensführung wird der Optimierung der Abrechnung von Löhnen und Gehältern häufig keine größere Bedeutung beigemessen. Der Fokus liegt oft auf der monatlichen Finanzbuchführung und dem Jahresabschluss.

Doch das zu Unrecht. Gehen Sie das Thema rund um die Gehaltsgestaltung richtig an, kann das für Sie und Ihre Unternehmen ein Erfolgsmodell sein.

So können Sie sich durch den Aufbau eines digitalen Lohnbüros nicht nur intern von der Digitalisierung profitieren sondern sich gegenüber Ihren Mitarbeitern und potentiellen neuen Mitarbeitern als zukunftsfähiges Unternehmen präsentieren.

Ebenfalls sollten Sie im Rahmen der Mitarbeitermotivation und –bindung die Möglichkeiten der Brutto-Netto-Lohn-Optimierung nicht unterschätzen. So können Sie mitunter bereits durch wenig finanziellen Aufwand Ihre Wertschätzung gegenüber Ihren Mitarbeitern erhöhen und hierdurch die Motivation und Produktivität erhöhen.

Gestalten Sie mit DATEV den monatlichen Lohnprozess - effizient, optimiert und individuell zugeschnitten auf die verschiedenen Bedürfnisse Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter.

Highlights der Lohngestaltung

1. Steuerfreie Erholungsbeihilfe

Steuerfreie Erholungsbeihilfe – noch nie gehört? Kein Problem, dafür haben Sie ja uns. Wir zeigen Ihnen auf, wie Sie ihren Arbeitnehmern den Urlaub steuerfrei bezahlen können.

Sollten Sie beispielsweise zwischen Weihnachten und Neujahr oder in den Sommerferien Betriebsferien haben oder Ihren Betrieb nur durch eine sog. Notbesetzung am Laufen halten, haben Sie nun die Möglichkeit, Ihre Arbeitnehmern für diesen Zeitraum mit einer sogenannten Erholungsbeihilfe zu unterstützen.

Erholungsbeihilfen sind unter bestimmten Voraussetzungen an den Arbeitnehmer UND seine Familienangehörigen steuerfrei auszuzahlen, mit der Folge der pauschalierten Besteuerung auf der Ebene des Arbeitgebers.

Gern gestalten wir für Sie ein individuelles Paket, damit Ihre Arbeitnehmer erholt und motiviert aus dem Urlaub zurückkehren.

2. Smartphone vom Chef – eine tolle Sache !

Steuerfreie private Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungs- und anderen Telekommunikationsgeräten.

Es besteht die Möglichkeit den Arbeitnehmern betriebliche Geräte wie z.B PCs, Handys, Laptops, Notebooks oder Tablets zu überlassen. Handelt es sich um betriebliche Geräte kommt es auf das Verhältnis der privaten Nutzung zur betrieblichen Nutzung für die Steuerbefreiung nicht mehr an.

Steuerfrei sind auch die laufenden Kosten für den Betrieb der Geräte, insbesondere die Telefon- und Verbindungsgebühren.

3. Umzugskosten – steuerfreie Erstattung an Arbeitnehmer

Sie haben Arbeitnehmer, die beruflich veranlasst einen Wohnungswechsel vornehmen?

Im Wettbewerb um die besten Bewerber möchten Sie Ihre Position stärken?In diesem Fall kann die Erstattung der Umzugskosten an Ihre Arbeitnehmer eine attraktive Lösung sein, die unter bestimmten Voraussetzungen sogar steuerfrei und sozialversicherungsfrei erfolgen kann.

Ihre Arbeitnehmer profitieren davon, weil sie die Umzugskosten ggf. nicht vorfinanzieren müssen und die steuerlichen Vorteile im Vergleich zum Werbungskostenabzug erheblich sind.

Selbst Aufwendungen für umzugsbedingte Unterrichtskosten der Kinder können berücksichtigt werden.

4. Massage durch den Chef!

Welchem Arbeitgeber ist nicht daran gelegen, dass seine Arbeitnehmer gesund und motiviert bei der Arbeit sind. Sie wollen etwas Gutes tun?

Dann unterstützen Sie als Arbeitgeber die Gesundheit z. B. durch Massagen die beim Arbeitgeber durchgeführt werden können oder aber auch in Barleistungen an den Arbeitnehmer erbracht werden dürfen. Bis zu einem jährlichem Betrag in Höhe von EUR 500,00 EUR sind diese Leistungen steuer-und sozialversicherungsfrei durch den Arbeitgeber an den Arbeitnehmer.

Vor der Lohnabrechnung

Um die eigentliche Lohnabrechnung anzugehen, braucht es ein gewisses Maß an Vorbereitung. Damit rechtzeitig alle nötigen Informationen vorhanden und natürlich korrekt sind, bieten wir Ihnen verschiedene Lösungen an:

Stammdaten erfassen

Um die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erstellen, benötigen Sie zahlreiche Informationen der abzurechnenden Arbeitnehmer, wie beispielsweise Adressdaten. Mit einem Personalfragebogen kommen Sie schnell und ohne viel Aufwand an die gewünschten Informationen.

Personalfragebögen

Unternehmen online

Mit der Cloud-Anwendung DATEV Unternehmen online kommen Sie den Mandanten entgegen, die digitale Prozesse wünschen. Über die gemeinsame Arbeitsplattform tauschen Sie reibungslos Informationen zur Abrechnung, z. B. geleistete Arbeitsstunden. Sie und Ihre Mandanten profitieren von einem jederzeit möglichen Datenzugriff - unabhängig von Ort und Endgerät. Für maximale Sicherheit sorgt dabei das DATEV-Rechenzentrum, das Herzstück der DATEV-Cloud. Darüber hinaus können Ihre Mandanten weitere Online-Anwendungen nutzen, z.B. Auswertungen online, Kassenbuch online oder Belegverwaltung online.

DATEV Unternehmen online compact

Die kleine Variante von Unternehmen online: Ihr Mandant erfasst die wichtigsten Personalstamm- und Bewegungsdaten digital, Sie erstellen die Lohnabrechnung.

Lohndokumente austauschen

Um Lohn- und Gehaltsdokumente zu erstellen, benötigen Sie viele Dokumente Ihrer Mandanten, beispielsweise Arbeitsverträge, Immatrikulationsbescheinigungen oder auch die Personalfragebögen. Mit der Digitalen Personalakte tauschen Sie diese Dokumente der Personalwirtschaft zwischen Ihrer Kanzlei und Ihrem Mandanten aus - einfach, schnell, sicher.

Digitale Personalakte

Weitere Informationen im Top-Thema

Lohn Vorerfassung

Ihren Mandanten, die die Vorteile der Cloud-basierten Zusammenarbeit noch nicht nutzen, stellen Sie übersichtliche Excel-basierte Eingabemasken für die Stamm- und Bewegungsdaten zur Verfügung. Diese Daten übernehmen Sie in das Lohnprogramm.

Produktbeschreibung Lohn Vorerfassung Software

DATEV Stundenerfassung und Zuschlagsermittlung

Ebenfalls Excel-basiert, bietet sich diese Programm an zur Vorerfassung für Mandanten, in deren Unternehmen häufig Sonntags-, Feiertags- oder Nachtzuschläge anfallen.

Zeitwirtschaftssysteme

Durch den Einsatz eines Zeiterfassungssystems kann Ihr Mandant die erfassten Arbeitszeiten an Sie digital übermitteln. Lösungen zur Zeiterfassung/Zeitwirtschaft finden Sie auf dem DATEV-Marktplatz Mittelstand.

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung

Wenn uns alle für die Lohn- und Gehaltsabrechnung relevanten Daten vorliegen, steht die eigentliche Entgeltabrechnung an. Hierbei werden wir unterstützt durch die DATEV-Lohnprogramme und das DATEV-Rechenzentrum.

Ihr Vorteil

Mit den Programmen der DATEV e.G. sind Sie bei der monatlichen Abrechnung stets auf der gesetzlich sicheren Seite. Verlassen Sie sich auf eine einfache und fristgerechte elektronische Datenübermittlung an alle relevanten Institutionen wie z.B. Sozialversicherungsträger, Bundesagentur für Arbeit oder Finanzämter.
Wir bei RUGE FEHSENFELD haben die Software-Lösung DATEV LODAS im Einsatz. Hierbei werden die relevanten Daten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung in das DATEV-Rechenzentrum übertragen. An Ihrem PC erfassen Sie nur die Stamm- und Bewegungsdaten. Abrechnung, Datensicherung und Archivierung übernimmt das DATEV-Rechenzentrum.

Nach der Lohnabrechnung

Der Prozess hört natürlich nicht mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung auf. Die Auswertungen müssen nun noch den Weg zu Ihren Mitarbeitern finden. Dafür stehen Ihnen verschiedene Wege offen, die Sie mit bestimmten Lösungen gehen können.
RUGE FEHSENFELD unterstützt Sie bei der fristgerechten Zustellung der Lohnabrechnung an Ihre Mitarbeiter mit folgenden Angeboten:

DATEV Unternehmen online

Nach Abschluss der Entgeltabrechnung stellen wir Ihnen die Lohnauswertungen über die sichere Cloud-Anwendung bereit. Zudem können Sie Zahlungsvorschläge generieren, die Sie dann per Überweisungen schnell freigeben können.

DATEV Unternehmen online compact

Die kleine Variante von Unternehmen online, über die Sie Ihren Mitarbeitern die Lohnauswertungen digital zur Verfügung stellen.

DATEV Arbeitnehmer online

Wir stellen die Brutto/Netto-Abrechnung, die Lohnsteuerbescheinigung und den Sozialversicherungsnachweis direkt den Mitarbeitern online zur Verfügung. Individuelle Benachrichtigungen können wir ganz einfach über das Lohnprogramm eingeben. Der Mitarbeiter kann dann entscheiden, ob und wann er sich ganz individuell seine Auswertungen drucken möchte.

Auftragsversand an das Unternehmen / an die Arbeitnehmer

Durch den Auftragsversand übernimmt in diesem Fall das DATEV-Rechenzentrum für Sie das Drucken, Kuvertieren und Frankieren der Lohnauswertungen entweder gesammelt an Ihr Unternehmen zum Zwecke der anschließenden Verteilung oder gleich direkt an Ihre Arbeitnehmer.

Lohnsteuer-Außenprüfung und Sozialversicherungsprüfung

Für den Prüfungsfall müssen Sie alle steuerlich relevanten Daten jederzeit elektronisch zur Verfügung stellen können. RUGE FEHSENFELD unterstützt Sie dabei mit spezifischen und individuellen Lösungen:
Das Betriebsstättenfinanzamt überwacht im Rahmen der Lohnsteuer-Außenprüfung in regelmäßigen Abständen die korrekte Einbehaltung und Abführung von Lohn- und Kirchensteuer sowie des Solidaritätszuschlags.
Die Deutsche Rentenversicherung hingegen überprüft mindestens alle vier Jahre, ob die Sozialversicherungsbeiträge richtig errechnet und abgeführt wurden.
Damit Sie im Prüfungsfall gerüstet sind, rufen wir für Sie regelmäßig (mind. jährlich) die Lohn-Archiv-DVD mit prüfungsrelevanten Auswertungen und Dokumenten aus Ihrem Lohnprogramm ab. Diese kann dann im Prüfungsfall kurzfristig dem Prüfer bei seiner steuerlichen Außenprüfung zur Verfügung gestellt werden.
Darüber hinaus versuchen wir darauf hinzuwirken, dass die Prüfungen in unseren dafür vorgesehen „Prüferzimmern“ stattfinden, um den Ablauf Ihres Tagesgeschäftes nicht zu beeinträchtigen und Rückfragen möglichst gleich vor Ort klären zu können.
Zudem bieten wir Ihnen bereits heute die Möglichkeiten einer digitalen Betriebsprüfung Personalwirtschaft im Bereich der Sozialversicherungsprüfung an.
Hierbei übermitteln wir für Sie die für eine Sozialversicherungsprüfung relevanten abgerechneten Werte direkt aus dem Lohnprogramm an die Deutsche Rentenversicherung Bund. Das Verfahren hilft in der Regel die Prüfung schnell und effizient abzuwickeln, damit Sie sich um Steuerung Ihres Unternehmens kümmern können.
Haben Sie weitere Fragen?
Ansprechpartner
Bastian Ruge LL.M.

Bastian Ruge LL.M.

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