Digitalisierung? Digitalisierung! Ein Erfahrungsbericht aus der Steuerberatung

Alle Welt spricht von der Digitalisierung. Das Steuerbüro RUGE FEHSENFELD aus Hamburg hat ziemlich genau vor sieben Jahren DATEV DMS (Dokumentenmanagement-System) kanzleiweit für die Steuerberatung eingeführt. Dies möchten wir zum Anlass nehmen, einen kleinen Erfahrungsbericht abzugeben. Wie lebt es sich mit einem papierlosen Büro? Konkret handelt es sich bei DMS um eine datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Der Einführung von DMS im Jahr 2011 ist ein intensiver Beratungsprozess vorangegangen, der sich über mehrere Monate hinzog. Ein für alle verbindliches Verschlagwortungssystem (sog. Knigge) und Prozesse für den Posteingang und Postausgang mussten entwickelt werden. Danach galt es, die Mitarbeiter für die neue digitale Welt zu begeistern und entsprechend zu schulen. Woran sich damals die Mitarbeiter erst gewöhnen mussten, ist heute nach sieben Jahren eine Selbstverständlichkeit in unserer Steuerkanzlei. Viele Dokumente kommen ohnehin nur noch digital in unserem Büro und können im Anschluss revisionssicher verwaltet werden. Der rechtliche Rahmen für das revisionssichere Archivieren wurde hierzu bereits frühzeitig vom Gesetzgeber geschaffen, so dass mittlerweile nach der digitalen Archivierung auch eine rechtssichere Vernichtung der Papiere möglich ist. Der klassische Briefeingang wird im Rahmen eines standardisierten Prozesses eingescannt und mit Schlagworten versehen. Das schnelle Auffinden von Dokumenten von jedem Arbeitsplatz aus und die Möglichkeit, diese dann mit einem Mausklick an den Mandanten – auf Wunsch auch digital verschlüsselt – versenden zu können, möchte heute niemand mehr missen. Jetzt wo Einsprüche beim Finanzamt elektronisch eingelegt werden können und Steuererklärungen nur noch elektronisch gesendet werden, sind wir als Steuerkanzlei froh, bereits frühzeitig auf die digitale Steuerberatung gesetzt zu haben. Weitere Informationen zur Steuerberatung 4.0 finden sie hier.